All post till kommunen blir digital

Som första kommunen i landet blir Sigtuna kommuns posthantering helt digital. Även om du skriver ett brev till kommunhuset så kommer det att digitaliseras innan det når berörd tjänsteman, politiker eller handläggare:
– Att digitalisera vår posthantering möjliggör en snabb och effektiv hantering av den inkommande posten till kommunen. Det ger oss även en säkrare hantering med spårbarhet och loggning, vilket innebär att det är möjligt att avgränsa vem som ser vad samt kontrollera vem som tagit del av vilka handlingar. Just informationssäkerheten har varit väldigt viktig för oss som offentlig verksamhet. Vi har lagt ner enormt mycket tid under införandet på att säkerställa att den digitala hanteringen uppfyller såväl offentlighets- och sekretesslagstiftningen som GDPR och säkerhetsskyddslagen, säger Åsa Otterbjörk, IT och Digitaliseringschef, Sigtuna kommun.

All inkommande post till kommunhuset kommer nu att gå till ett digitalt mailroom i Rosersberg där den tas emot, skannas in och konverteras till ett format innan den distribueras till rätt mottagare via ett ärendehanteringssystem.
– Vi är väldigt glada att vi har fått förtroendet från Sigtuna kommun att hantera och digitalisera deras posthantering, inte minst sedan Sigtuna är först ut bland kommuner i Sverige att göra detta. I vår Digital Mailroom-lösning är det även möjligt att lägga till ytterligare kanaler så som digital brevlåda och e-mail, vilket även skapar förutsättningar för fortsatt digitalisering, säger Erika Hjertén, Head of Sales, PostNord Strålfors.

Tjänsten använder sig av AI funktion för att kunna automatisera 80-90 procent av alla brev.
– Vi beräknar att vi kommer kunna frigöra ungefär hälften av den arbetstid vi idag lägger på hantering och handläggning av den inkommande posten och den framtida potentialen för digitaliserade postflöden innebär stora möjliga kostnadsbesparingar för både internpost och utgående post, berättar Åsa Otterbjörk, IT- och digitaliseringschef.